Térítési díj és díjbekérő: hol vész el a legtöbb idő, és hogyan előzhető meg
Kérdezzen meg egy gazdasági ügyintézőt, mikor a legfeszültebb nála a hónap. A válasz szinte mindig ugyanaz: amikor a díjbekérők készülnek. Érdemes megnézni, miért, és hol lehet a legtöbb időt megspórolni.
A havi térítési díj kiszámítása papíron egyszerűnek tűnik: alapdíj plusz néhány kiegészítő tétel. A gyakorlatban azonban minden lakónál más a helyzet. Eltérő a jövedelemhányad, változik a hó közbeni be- és kiköltözés, jönnek a továbbszámlázott költségek (gyógyszer, pelenka, fodrász, orvosi szállítás), és mindezt hónap végén, néhány nap alatt kell átvezetni tucatnyi, akár száz lakóra.
Hol keletkezik a legtöbb hiba?
Amikor több intézmény folyamatát átnéztük, ugyanazok a fájó pontok tértek vissza. Nem a rossz szándék vagy a hanyagság okozza őket, hanem a szétszórt adat és a kézi átmásolás.
- Időarányos díj be- és kiköltözéskor. A hó közbeni mozgásokat sokan fejben vagy külön jegyzeten számolják, és könnyű elvéteni, hány naptól jár a díj.
- Továbbszámlázott tételek gyűjtése. A gyógyszertári számla a nővérpultnál, a fodrász a füzetben, a szállítás egy e-mailben. Hónap végén mindezt egyben kell látni, lakónként.
- Kézi átgépelés a díjbekérőbe. Minden újbóli begépelés egy újabb esély az elütésre, és utólag nehéz kideríteni, honnan jött egy szám.
- Nincs nyoma a korábbi hónapoknak. Ha egy hozzátartozó rákérdez egy féléve kiállított tételre, a keresés kutatómunkává válik.
A lényeg nem a számológép, hanem a kapcsolat. A hiba szinte mindig ott csúszik be, ahol egy adatot egyik helyről a másikra kézzel visznek át. Minél kevesebb ilyen átvezetés van, annál kevesebb a tévedés.
Mit érdemes automatizálni?
Nem kell mindent egyszerre digitalizálni. Már néhány célzott lépés is érezhetően csökkenti a hónap végi feszültséget:
1. A díjtételek a lakóhoz kapcsolódjanak
Ha a jövedelemhányad, az alapdíj és a rendszeres kedvezmények egy helyen, a lakó adatlapján ülnek, akkor a havi díj alapja nem kézi számolás kérdése, mert a rendszer mindig ugyanonnan veszi.
2. A továbbszámlázott tétel ott keletkezzen, ahol felmerül
A gyógyszerköltséget a gondozó, a szállítást az ügyintéző rögzítse rögtön a lakóhoz. Így hónap végén már nem gyűjtögetni kell, csak lezárni: ami menet közben bekerült, az a díjbekérőn magától megjelenik.
3. A díjbekérő egy gombnyomásra álljon elő
Ha az alapadatok és a tételek együtt vannak, a díjbekérő már nem szerkesztési feladat, hanem egy összesítés kinyomtatása vagy e-mailben kiküldése. A fizetendő tételekről a hozzátartozó is időben, automatikusan kaphat értesítést.
Gyakorlati mérce: ha ma egy díjbekérő-kör több napig tart és két embert köt le, reális cél, hogy órákra csökkenjen. A felszabaduló idő pedig visszakerül oda, ahol igazán számít: a lakókhoz.
Amit ma is elkezdhet
- Gyűjtse egy helyre, milyen tételek jelenhetnek meg egyáltalán egy díjbekérőn. Meglepően rövid lesz a lista.
- Rögzítse, ki, mikor és hol viszi be a továbbszámlázott költségeket, hogy ne hónap végén derüljön ki, mi hiányzik.
- Nézze meg, hány ponton írnak át kézzel ugyanazt a számot. Minden ilyen pont egy automatizálható lépés.
A GIRBO pénzügyi modulja pontosan ezekre a fájó pontokra épült: a térítési díjak, a továbbszámlázott tételek és a díjbekérők egy helyen, a lakóhoz kapcsolva élnek. Így a hónap vége nem küzdelem, csak néhány kattintás.